一、OA系統(tǒng)升級集團(tuán)版

在我臺(tái)機(jī)構(gòu)改革的背景下，2024年利用“改革”的“東風(fēng)”，將我臺(tái)現(xiàn)有的OA系統(tǒng)升級為“集團(tuán)版”，這一變革不僅標(biāo)志著從“臺(tái)”到“集團(tuán)公司”管理架構(gòu)的跨越，更實(shí)現(xiàn)了從“全臺(tái)”到“全集團(tuán)”公文流轉(zhuǎn)和業(yè)務(wù)審批的無縫銜接與高效運(yùn)作。

（一）辦公效率實(shí)現(xiàn)質(zhì)的飛躍

2024年，全臺(tái)（含集團(tuán)）OA系統(tǒng)共發(fā)送公文6698篇，發(fā)送協(xié)同6157個(gè)，處理公文流轉(zhuǎn)業(yè)務(wù)64020次，處理協(xié)同業(yè)務(wù)25845次；發(fā)送表單9321個(gè)，處理表單業(yè)務(wù)39211次，支持手機(jī)、平板等多終端訪問，不受時(shí)間空間限制，審批流程和跨部門協(xié)作的時(shí)間大大縮短，大幅提升了辦公效率及促進(jìn)跨部門、跨地域的協(xié)同合作，加速業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)，提升整體運(yùn)營效率。

（二）管理決策更加精準(zhǔn)有力

多維度實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)共享與分析。通過統(tǒng)一的組織架構(gòu)、權(quán)限管理和審批流程，逐步強(qiáng)化臺(tái)（集團(tuán)）對下屬公司的管控力度，實(shí)現(xiàn)臺(tái)（集團(tuán)）與各分支機(jī)構(gòu)間的信息同步與共享。臺(tái)（集團(tuán)）管理層可實(shí)時(shí)掌握臺(tái)（集團(tuán)）運(yùn)營全貌，提升決策效率，極大程度提升臺(tái)各業(yè)務(wù)部門的市場競爭力。

（三）成本控制成效卓越

  無紙化辦公為臺(tái)（集團(tuán)）帶來顯著成本效益。對于我臺(tái)如此大體量的單位來說，有效的成本把控至關(guān)重要，OA系統(tǒng)的整合就猶如一場綠色革命，為臺(tái)（集團(tuán)）在非必要耗材上比如紙張、墨盒、打印機(jī)等節(jié)省了不少開支。

二、信息化工作亮點(diǎn)——“合同管理系統(tǒng)”、“薪資查詢系統(tǒng)”與“OA系統(tǒng)”整合。

（一）“合同管理系統(tǒng)”與“OA系統(tǒng)”整合

系統(tǒng)整合讓審核工作更輕松。在同一系統(tǒng)中開展合同業(yè)務(wù)線上審核工作，大幅減少不同系統(tǒng)反復(fù)切換和登錄次數(shù)，逐步解決業(yè)務(wù)斷層、數(shù)據(jù)孤島等技術(shù)難題，方便業(yè)務(wù)部門隨時(shí)查詢、調(diào)取合同相關(guān)信息。

新舊合同數(shù)據(jù)更新方便規(guī)范管理。成功整合新舊系統(tǒng)數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)了對全臺(tái)合同歷史數(shù)據(jù)及新增數(shù)據(jù)的統(tǒng)一管理和查詢。建立了符合我臺(tái)管理規(guī)范及集團(tuán)和下屬子公司實(shí)際需求的合同管理流程，實(shí)現(xiàn)流程配置和審核環(huán)節(jié)可動(dòng)態(tài)調(diào)整能力，自動(dòng)化處理合同管理流程中的多個(gè)環(huán)節(jié)，減少人工干預(yù)，降低出錯(cuò)率的同時(shí)提高了處理效率。截止12月上旬，共使用合同管理系統(tǒng)備案合同1911個(gè)，處理預(yù)算386項(xiàng)，完成開票申請924次。

OA系統(tǒng)權(quán)限設(shè)定讓合同流程更安全。通過系統(tǒng)對合同數(shù)據(jù)查看權(quán)限的控制，同時(shí)對合同數(shù)據(jù)查詢、統(tǒng)計(jì)、分析，實(shí)時(shí)監(jiān)控合同風(fēng)險(xiǎn)，及時(shí)向經(jīng)營部門發(fā)出預(yù)警通知。

（二）“薪資查詢系統(tǒng)”與“OA系統(tǒng)”整合

薪資條可自動(dòng)發(fā)送到員工個(gè)人OA賬戶中，實(shí)現(xiàn)無紙化傳遞，節(jié)省時(shí)間和資源。OA系統(tǒng)通常具備完善的安全機(jī)制，包括訪問控制、權(quán)限等，確保薪資數(shù)據(jù)的安全傳輸和存儲(chǔ)，薪資條僅員工本人可見，保護(hù)員工個(gè)人隱私。

綜上所述，OA系統(tǒng)的革新無疑是我臺(tái)信息化融合的“破繭之劍”。它不僅提升了辦公效率、強(qiáng)化了管理決策、降低了成本，還推動(dòng)了信息化工作的亮點(diǎn)整合。這一變革不僅為我們帶來了新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，更為我們未來的發(fā)展奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。在未來的日子里，我們將繼續(xù)深化信息化改革，推動(dòng)OA系統(tǒng)與其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)的深度融合，為臺(tái)（集團(tuán)）的持續(xù)發(fā)展注入新的活力和動(dòng)力。